Auftraggeber und Initiator: Stadt Memmingen

Aufbau und Konzeption: Stadt Memmingen und cron IT GmbH

Projektausführung: cron IT GmbH

Die TYPO3 Erweiterung „Ratsinfo" ermöglicht eine einfache und zentrale Verwaltung der Zusammensetzung des Rates einer Kommune und deren Sitzungen. Diese Informationen können in strukturierter, barrierefreier und logischer Form für den Endbenutzer auf der Webseite der Kommune dargestellt werden. Die Umsetzung ist XHTML konform und kann nach belieben mit Hilfe von CSS oder Anpassung der Templates an das Aussehen der Webseite der Kommune angepasst werden.

Es können Informationen zu Personen, Parteien, Ausschussgemeinschaften, Referaten, Gremien (Senate, usw.), sowie deren Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Beschlüssen verwaltet werden.

Kommunen, die bereits für Ihre Internet Präsenz TYPO3 einsetzen, haben mit der Erweiterung die Möglichkeit diese Informationen über das TYPO3-Backend selbständig zu pflegen. Zusätzlich zu den öffentlichen Ansichten sind im Backend auch Export-Funktionalitäten vorhanden, womit Informationen gezielt in Textverarbeitungsprogramme importiert werden können (z.B. Einladungen zu Sitzungen, Zusammenfassung einer Sitzung mit Beschlüsse, Gremiumsübersicht, Personenlisten, Personalbögen).

Auch für Vereine, Organisationen etc., welche eine Mitgliederverwaltung einsetzen oder zukünftig planen, ist die TYPO3 Erweiterung "Ratsinfo" für einen Einsatz geeignet.

Folgenden Informationen können über das TYPO3-Backend System verwaltet werden:

• Parteien und Ausschussgemeinschaften
• Personen, Anreden und Titel
• Referate
• Gremien (Senate, Ausschüsse, Beiräte, usw.)
• Sitzungen (Sitzungsorte, Termine, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Verteilerlisten für Einladungen)

Sämtliche Informationen können mit, von TYPO3 bekannten, zeitlichen Start- und Stopmarken versehen werden d.h., es greift auch hier das TYPO3-eigene „zeitgesteuerte Publishing", welches es ermöglicht, Daten für die Zukunft schon heute einzupflegen. Auch die üblichen TYPO3-Berechtigungsmechanismen können zum Einsatz kommen.

Für die Webseite der Kommune stehen Frontend-Plugins zur Verfügung, welche an beliebiger Stelle eingebunden werden können, um die Informationen aus der Datenbank auf benutzerfreundliche und barrierefreie Weise darzustellen. Im einzelnen:

• Ratsmitgliederliste mit Name, Funktion, Partei und Link auf Detailansicht pro Person
• Referatliste mit Name, Amt und Person
• Personen-Detailansicht: Alle Personen sind mit einer persönliche Detailansicht verlinkt, mit Foto, Kontaktdaten und Zugehörigkeit zu Senaten und Partei
• Liste der Gremien in einer Übersicht nach Typ (Senate, Ausschüsse, usw.) geordnet
• Gremium-Detailansicht: Jedes Gremium wird mit einer Detailansicht verlinkt, wo Zusammensetzung, Aufgabenbereich, Vorsitzender und eine nach Ausschussgemeinschaften organisierte Mitgliederliste angezeigt wird
• Sitzungstermine der Senate mit Filter, Suchfunktion und Anzeige der Tagesordnungspunkte
• Sitzungstermin-Detailansicht: Auflistung aller Tagesordnungspunkte einer Sitzung mit entsprechenden Beschlüsse, falls vorhanden. Zu jedem Tagesordnungspunkt kann zusätzlich eine Datei als Anhang zum Download angeboten werden (z.B. PDF mit Bauplan oder ZIP-Datei mit mehreren Dokumenten zu dem TOP).

Im Backend stehen folgende Module für den Export der Informationen (nur für berechtigte Benutzer) zur Verfügung:

• Für jede Sitzung:
  • Export einer Einladung zu einer Sitzung mit Tag, Ort, Uhrzeit, Tagesordnung, Datum und Verteilerliste
  • Export eines Formulars für Anwesenheitsliste
  • Export einer Auflistung der Tagesordnungspunkte und entsprechende Beschlüsse
• Export einer Übersicht der Senate
• Export von Personenlisten für externen oder internen (z.B. mit zusätzlicher Anzeige der privaten Mobilrufnummern)
• Export von Personalbögen der einzelnen Mitglieder

Alle Export-Module werden über Templates gesteuert und können jederzeit an die Gegebenheiten der Kommune angepasst werden.

Um die Arbeit bei der Erstellung von Sitzungstermine zu vereinfachen können Sitzungen bereits im Voraus geplant werden, bevor sie für die Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden.

Folgender Workflow bei der Arbeit mit Sitzungen ist möglich:

1. Sitzungstermin wird festgelegt (Datum und Ort)
2. Zu diesen Zeitpunkt soll der Termin der Sitzung bereits veröffentlicht werden, aber keine Tagesordnungspunkte angezeigt werden
3. Tagesordnung wird definiert und bereits eingepflegt. Noch vor der Veröffentlichung der Daten können bereits Einladungen gedruckt werden, oder auch die Tagesordnung geändert werden
4. Mit einer Zeitmarke kann definiert werden, ab wann die Tagesordnung nun auch veröffentlicht werden soll. Ab diesen Zeitpunkt steht diese automatisch auf der Webseite, ohne dass der Mitarbeiter der Kommune weitere Schritte vornehmen muss

Zusätzlich können einzelne Gremien einer Kommune sich dazu entscheiden, gar keine Sitzungstermine zu veröffentlichen. Diese können jedoch trotzdem auf gleiche Weise verwaltet werden. Es stehen dann die vollen Funktionen im Backend zur Verfügung (Export von Einladungen, Anwesenheitslisten, Protokolle).

Das System weiss immer genau, welche Sitzungen wann und mit welchen Informationen auf der Webseite veröffentlicht werden.

Mittels einer durchdachten Nutzung der TYPO3-API entstehen hier weitere Vorteile dieser integrierten Lösung:

• Sämtliche Tabellen werden mittels $TCA in TYPO3 zur Verfügung gestellt und können somit mit bekannten TYPO3-Mitteln bearbeitet werden. Auch die TYPO3-Rechteverteilung ist anwendbar
• Statische Frontendausgaben werden als "USER" Objekte realisiert, somit sind sie durch TYPO3 cachebar: Schnellere Ladezeiten, keine Datenbankzugriffe notwendig bei nicht geänderten Daten
• Vollständige Integration in "indexed_search" Suchmaschine, somit sind auch die Ratsinfo Ausgaben über die Webseiten übergreifende Suchmaske auffindbar
• Ausgaben aus Frontend Plugins sind RealURL-kompatibel, somit lassen sich "sprechende" URLs zu den einzelnen Punkten bilden (z.B. http://<ihrekommune.de>/stadtrat/mitglied/hans_mueller/ oder http://<ihrekommune.de>/stadtrat/gremium/werksenat/). Das ist für den Benutzer einfacher zu bedienen, und auch für Suchmaschinen interessanter
• Bilder (z.B. Porträts) können von TYPO3 selbst skaliert werden
• Strikte Trennung von Funktionalität (Plugins) und Design. Layouts werden vollständig durch XHTML-Templates und TypoScript Konfiguration gesteuert. Somit ist ein Redesign/Relaunch oder Anpassung an anderen Städte/Gemeinden mit weit weniger Aufwand verbunden