CM-Systeme werden in vielen, unterschiedlichen Varianten dargestellt und angeboten. Dabei verfügen die verschiedenen Systeme der einzelnen Anbieter zu einem Teil über ähnliche Funktionalität und können damit für mehrere Bedarfsfälle eingesetzt werden.

Allerdings haben die meisten Systeme in gewissen Anwendungen ihre Spezialisierung, welche dann von anderen Systemen gar nicht oder nur mit großem Aufwand nachgebildet werden können. Besonderes Augenmerk ist daher auf die gewünschten Einsatz-/Anwendungsgebiete eines auszuwählenden CMS zu legen.

Wir stellen Ihnen hier grundsätzliche Vorteile dar, welche professionelle Systeme anbieten können (oder können sollten).

• Für viele Interessenten spielt die Frage der Redaktion eine wesentliche Rolle. In der Zukunft werden herkömmliche, stationäre Systeme zunehmend durch webbasierende Lösung ihre Abwechslung finden. Dezentralisierung und Outsourcing sind hierbei die Schlagworte.
• Häufig werden gerade redaktionelle Tätigkeiten von Personen durchgeführt, welche sich mit Software und Programmierungen nicht verbunden fühlen bzw., welche hier keinerlei Kenntnisse vorweisen können. Daher spielt eine komfortable, leicht zu verstehende Anwendung eine zunehmende Rolle. In diesem Zusammenhang macht es auch Sinn, dass Publikationen zeitlich definiert steuerbar sind. Als große Arbeitserleichterung hat sich für diese Personengruppe herausgestellt, dass Inhaltseingaben in einem "realen Veröffentlichungsbild" vorab geprüft werden können ("WYSIWYG").
• Durch komplexe Seiten oder Portale soll vermehrt größeren "Autorenverbänden" ein Zugang zum System gewährt werden. Häufig müssen dabei redaktionell erstellte Beiträge vor der "Freigabe" überprüft werden. Eine Benutzerrechteverwaltung ist dabei unerlässlich.
• Um ein Höchstmaß an Flexibilität zu erreichen, werden Design, Inhalt und Funktionalität autonom verwaltet. Da jederzeit eine Erweiterung von Seiten/Navigation erwartet werden muss, sollte eine Erweiterung automatisch geschehen.
• Bereits heute werden Informationen aus dem Netz verstärkt mit mobilen Telefonen / WAP, PDA`s, Pocket PC`s, etc. abgerufen. Inhalte sollten daher für diese Medien entsprechend dargestellt werden können. Hier spielt auch die zentrale Verwaltung der Inhalte eine wesentliche Rolle.
• Um künftige Erweiterungen berücksichtigen zu können, sollten CM-Systeme für alle gängigen Erweiterung zugänglich sein (Shop`s, Foren, Gästebücher etc.). Optimal stellt sich ein CMS dar, wenn auch userdefinierte Erweiterungen möglich sind.